_設計趨勢 圖文 總監 Jason Lin
好設計是磨出來的，但缺乏執行的方法與效率，再好的設計也只能關在房間裡孤芳自賞。一場活動不管長至好幾個月的還是只有一小時的，前期工作，比起主視覺的設計，最重要的其中一項工作，就是「場地會勘」。
一般場勘參與者會有：業主、活動代理商、設計單位、硬體單位甚至軟體執行單，每個單位都必須負責各自不同的工作，再由活動代理商整合，並提供給業主參考與選擇，這時，信任與默契再加上執行者專業，便是造就這場活動成敗的關鍵了！我指的成敗，不只有活動當下的結果，也包含了整個執行的過程；信任與默契將不至於讓整個過程比地獄還恐怖，專業則是讓活動完美的呈現。從執行過程到活動呈現，加起來才是一個完美且成功的活動！
回到我們今天分享的重點：場地會勘。一個好的活動執行者，一定要能夠做好場地會勘，才會在後續設計與發想時，依循場地的特性思考設計，並避免現場可能無法執行的窘境。以下幾個場地會勘的重點，提供參考：
一、會勘工具準備：手機或相機、捲尺X2+、電子測量儀、筆記本、鉛筆及各式色筆。
手機或相機：拍照除了能夠記錄場地的樣子、材質外，有時針對場地控管很嚴格的場地，會需要紀錄原本就有受損的地方，以免撤場後各說各話喔！
捲尺X2+：如果可以，儘量準備2個以上的捲尺，除了基本丈量外，有時業主如果希望知道範圍的大小以評斷決策，這時兩個捲尺就非常好用了。
電子測量儀：你以為只有建築或室內設計需要嗎？現在很多會場幾乎都是挑高或是沒有柱子，長度還可以用卷尺慢慢接，挑高是沒法用跳的接的…
筆記本：除了紀錄業主的需求外，其實最重要的是需要繪製丈量的平面圖或立體圖，以及其他場地的尺寸細節。
鉛筆及各式色筆：鉛筆主要是用來繪製較為細緻的範圍，各式色筆則是紀錄不同的尺寸或是現場的細節，用不同的色筆較能夠清楚分辨。
二、活動與進場動線丈量：標示清楚的手繪平面圖。
因為現在的活動非常多，越來越多場地單位都會提供含有尺寸的平面圖，但大部分是公共區域或是整體的尺寸，因應我們執行活動的需求，我們會自行手繪場地圖，以利我們標示符合業主需求的細節。
另外，場地提供的平面圖也很重要，繪製場地平面圖最後都需要另外用電腦重新繪製，電腦繪製的重點便會是比例一定要正確，這時就會需要場地提供的平配圖來比對自己丈量的比例是否正確了。
其他細節如：大圓桌、小圓桌、高吧桌，IBM桌及椅子等，各種桌椅的尺寸，這些都是規劃平面動線與會場配置時，非常重要的參考依據喔！
最後，進場的動線也是丈量的重點：電梯大小、進場的路徑大小等，這些都影響了進場施工的方式。曾經我們在執行一個案子，就因為少量了一道門，差點讓客戶花了十幾萬的木作展台無法順利進到會場，最後我們還是請了木工師傅在現場拆掉，進入後再組裝起來，才順利完成了場佈。
三、場地施工需知：朋友不嫌多，一定要與場地窗口當好朋友。
長期處理活動進撤場的朋友一定知道，場地窗口能不要得罪就不要得罪，現在這個世界，已經不是付錢是老大的時代了！很多進場狀況都需要現場窗口的鼎力相助，才能夠讓場佈順利進行，甚或是更加容易；就連撤場時，難免遇到的小損傷，也許也能夠四四六六，但若窗口難相處，場控太白目，很多狀況真的會讓進撤場死很多細胞的…
基本上，不管場地是誰負責租賃，我們執行單位最好都要留下窗口的聯繫方式，以利在設計評估時，能夠第一時間得到窗口的印證，有時藉由客戶或代理商的敘述，也許會有斷層，導致進場當天因為想法不一致，影響了進場的作業，嚴重時，有可能花了白花花銀子的場佈，卻法施工都有可能喔！所以，身為執行者，最好要能夠直接與場地溝通，以免發生細胞大量死亡的意外。
施工方式的安排也是場勘很重要的目的，很多場地因為有嚴格保護規範，或是梁柱等結構，這些都不是平面圖看得出來的，因此，我們需要到實地去勘查，才能規劃正確且不致造成場地或業主困擾的施工方式。
四、進撤場時間掌握：
進撤場時間影響了兩件很重要的事：一是業主預算，二是執行方式。一般飯店進撤場若是規模較大的活動，都會需要另外支付進撤場的場租，但我們身為預算的執行者，雖不全然，但也有部分責任要協助業主在有限預算下作最高品質的執行結果，所以我們常常在這兩者不斷取捨。因此，第一次場堪我們也需要與場地或飯店商討進撤場的時間，當業主在後來專案規劃的過程中，提出想法時，我們能即時判別可行性或影響程度，甚至是否需要提高預算等。
五、反應靈敏的腦袋：要能聽出業主的真正需求
俗話說的好，不怕神一樣的對手，就怕豬一樣的隊友，說了這麼多，其實這點最重要。某種程度而言，我們就像業主的隊友，當業主及各個單位都在現場，並不會針對各個窗口另外提出重點或需求，整個場勘的過程，隨時隨地都在討論活動的流程與需求，所以，一定要能隨時跟著業主或代理商的節奏，並聽出他們提出的問題，因為，這個問題背後的答案可能就是他們的需求，也有可能是這場活動規劃，能成功得到客戶青睞的關鍵。
很多業主會認為場勘不就是要知道尺寸，當然不止，場勘的作用：對內是為了協助設計能夠依據場地的特性、光線或是動線做妥善的安排及規劃；對外則是協助業主在預算內發揮最大的價值，避免造成施工的困擾。
一場活動的呈現，當然不只場勘，但不管大小活動，只有在場勘時會聚集了許多專業人才，可見場勘對一場活動的重要性有多大了！